Sygnaliści w biurach rachunkowych – kim są i co robią?
26 listopada 2024
Od września 2024 roku biura rachunkowe muszą dostosować się do przepisów ustawy o ochronie sygnalistów. Sygnaliści, czyli osoby zgłaszające nieprawidłowości w miejscu pracy, odgrywają kluczową rolę w zapewnieniu zgodności z prawem i przejrzystości działań. Przepisy zobowiązują biura do wdrożenia odpowiednich procedur, szczególnie w kontekście ustawy AML (przeciwdziałanie praniu pieniędzy).
Sygnaliści w biurach rachunkowych – główne obowiązki
Sygnalista w biurze rachunkowym to osoba, która zgłasza nieprawidłowości, naruszenia prawa lub działania sprzeczne z interesami klientów czy regulacjami branżowymi. Może to być pracownik, współpracownik, a nawet osoba zewnętrzna związana z biurem, np. klient. W kontekście biur rachunkowych sygnaliści mogą ujawniać przypadki prania pieniędzy, niezgodności z ustawą AML lub naruszenia procedur rachunkowych. Ich zgłoszenia mają kluczowe znaczenie dla poprawy bezpieczeństwa finansowego oraz zachowania transparentności w działalności biura.
Biura rachunkowe, ze względu na specyficzne regulacje wynikające z ustawy AML, muszą w pełni dostosować się do przepisów dotyczących ochrony sygnalistów. Obejmuje to nie tylko przygotowanie procedur zgłaszania nieprawidłowości, ale także ich skuteczne wdrożenie w codziennej działalności. Właściciele biur rachunkowych muszą wziąć pod uwagę, że ustawodawca wymaga rejestrowania i archiwizacji każdego zgłoszenia, co wiąże się z koniecznością prowadzenia odpowiedniej dokumentacji. Zaniedbanie tych obowiązków może skutkować karami administracyjnymi i utratą zaufania klientów.
Wdrożenie procedur zgłaszania nieprawidłowości
Biura rachunkowe powinny wprowadzić procedury umożliwiające bezpieczne, poufne lub anonimowe zgłoszenia. Kluczowe elementy to:
• Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń.
• Opracowanie jasnych instrukcji dla pracowników i współpracowników.
• Szkolenia mające na celu zwiększenie świadomości pracowników.
Aby system zgłoszeń działał efektywnie, biura powinny zadbać o jego przejrzystość i dostępność dla wszystkich potencjalnych sygnalistów. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń to tylko pierwszy krok. Biura muszą także wprowadzić różnorodne kanały komunikacji, takie jak specjalne skrzynki mailowe, platformy internetowe czy fizyczne skrzynki na zgłoszenia. Kluczowe znaczenie mają szkolenia dla pracowników, które nie tylko tłumaczą, jak korzystać z systemu, ale również podkreślają, że zgłoszenia są ważnym elementem ochrony interesów firmy i jej klientów.
Sygnaliści w biurach rachunkowych – ochrona i wsparcie
Zapewnienie ochrony sygnalistom to jeden z najważniejszych aspektów nowej regulacji. Ochrona obejmuje zabezpieczenie przed bezpośrednimi działaniami odwetowymi, takimi jak zwolnienia czy degradacje, ale także przed subtelnymi formami nacisku, np. ograniczeniem dostępu do zasobów firmy. Biura rachunkowe mogą wspierać zaufanie pracowników, organizując regularne warsztaty i konsultacje, w których sygnaliści mogą anonimowo wyjaśniać swoje wątpliwości. Kultura otwartości i dialogu, wzmocniona odpowiednimi regulacjami wewnętrznymi, pomaga budować środowisko pracy, w którym zgłaszanie nieprawidłowości nie wywołuje strachu ani niepewności.
Zintegrowane procedury a wyzwania organizacyjne
Wymogi ustawy o ochronie sygnalistów oraz AML można połączyć w jeden system zgłoszeń. Wyzwanie polega na zapewnieniu zgodności obu regulacji, jednocześnie zachowując prostotę wdrożeń. Biura muszą również zmierzyć się z potencjalnym oporem pracowników oraz zmianą kultury organizacyjnej.
Wnioski
Poprawne wdrożenie procedur zgłaszania nieprawidłowości zapewnia zgodność z prawem i wspiera budowę etycznego środowiska pracy. Biura rachunkowe powinny działać proaktywnie, oferując szkolenia, inwestując w odpowiednie narzędzia i podkreślając znaczenie transparentności. Taka strategia nie tylko minimalizuje ryzyko prawne, ale także zwiększa zaufanie klientów i pracowników.
Szybki kontakt
Więcej powiązanych artykułów
Składka zdrowotna dla osób prowadzących działalność 2025 roku
Rok 2025 przyniósł ważne zmiany w obliczaniu składki zdrowotnej dla przedsiębiorców. Nowe przepisy redukują minimalną wysokość składki zdrowotnej z 100% do 75% minimalnego wynagrodzenia. Dzięki temu przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych podatkiem liniowym czy(...)
Czytaj więcej
Biznes z pokolenia Z – jak firmy muszą zmienić swoje podejście, by przyciągnąć młodych przedsiębiorców?
Granica pokoleniowa nigdy nie była tylko kwestią wieku. To sposób myślenia, reagowania i działania, który wyróżnia Pokolenie Z na tle wszystkich wcześniejszych grup demograficznych. Urodzeni pomiędzy połową lat 90. a początkiem drugiej dekady XXI wieku,(...)
Czytaj więcej
Ergonomia w biurze – 5 najczęściej popełnianych błędów
Ergonomia w biurze odgrywa kluczową rolę w zdrowiu oraz wydajności pracowników. Długotrwała praca przy biurku bez odpowiedniego dostosowania stanowiska może prowadzić do licznych problemów zdrowotnych, takich jak bóle pleców, zmęczenie oczu czy przeciążenie nadgarstków. W(...)
Czytaj więcej
