Paperless office – jak całkowicie wyeliminować papier?

Ile czasu tracisz na znalezienie jednej umowy? A ile na zdobycie podpisu, zanim dokument trafi dalej? Paperless office pomaga usunąć przeszkody i uporządkować pracę z dokumentami. Sprawdź, jak zrezygnować ze zbędnych wydruków, zachować kontrolę nad firmową dokumentacją i bezpiecznie przenieść ją do cyfrowego archiwum.

Czym jest paperless office i czy każdy dokument możesz przechowywać cyfrowo?

Faktura przychodzi e-mailem, ale drukujesz ją do podpisu, ponownie skanujesz i odkładasz do segregatora. W paperless office dokument sprawdzasz, zatwierdzasz, podpisujesz i przechowujesz elektronicznie. Przyjrzyj się więc swoim wydrukom: które są wymagane, a które powstają z przyzwyczajenia? Wewnętrzne raporty i wnioski zakupowe możesz obsługiwać cyfrowo, bez tworzenia papierowych kopii.

Przy umowach i dokumentacji kadrowej trzeba uwzględnić obowiązujące przepisy. Samo wykonanie skanu nie uprawnia do zniszczenia oryginału. Przykładowo przeniesienie dokumentacji pracowniczej do postaci elektronicznej wymaga odpowiedniego potwierdzenia zgodności skanów z papierowymi dokumentami oraz dopełnienia obowiązków informacyjnych.

Jak zorganizować elektroniczny obieg dokumentów bez zbędnych wydruków?

Weź jedną fakturę i sprawdź, przez czyje ręce przechodzi. Kto potwierdza wykonanie usługi? Kto zatwierdza koszt? Kiedy dokument trafia do księgowości? Elektroniczny obieg dokumentów powinien jasno wskazywać osobę odpowiedzialną, status i termin zadania. Każdą akceptację przypisz do konkretnej wersji pliku, a na czas nieobecności przełożonego wyznacz zastępstwo. Wnioski przenieś do formularzy z obowiązkowymi polami.

Z kontrahentami ustal, gdzie mają przesyłać dokumenty, a dla papierowej poczty wyznacz miejsce rejestracji i skanowania. Jeśli korespondencja podlega e-Doręczeniom, zachowuj pismo razem z dowodami nadania i odbioru. Ta usługa jest prawnym odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.

Jakie narzędzia pomogą Ci wyeliminować papier z codziennej pracy?

Nie zaczynaj od zakupu programu. Najpierw ustal, jakie zadania ma ułatwić. Biuro bez papieru potrzebuje szybkiego wyszukiwania, kontroli wersji i wygodnej akceptacji dokumentów. Przetestuj te funkcje na jednej sprawie, od przyjęcia pliku do jego archiwizacji. Przydadzą Ci się:

• system zarządzania dokumentami (DMS), w którym uporządkujesz pliki, przypiszesz dostęp i sprawdzisz historię zmian;
• formularze elektroniczne do wniosków zakupowych, zgłoszeń i zapotrzebowań;
• skaner oraz OCR, czyli rozpoznawanie tekstu umożliwiające wyszukiwanie słów i numerów w skanach;
• narzędzie do podpisywania dokumentów, dobrane do wymaganej formy prawnej;
• kopie zapasowe dokumentów oraz informacji o ich akceptacji i powiązaniu ze sprawami.

Pamiętaj: OCR może błędnie odczytać cyfrę. Sprawdzaj kwoty, daty i numery rachunków przed ich wykorzystaniem. Historia wersji pomoże Ci natomiast ustalić autora zmian i odzyskać wcześniejszą treść.

Jak podpisywać umowy i rozliczać faktury bez drukowania?

Czy każdą umowę musisz wydrukować do podpisu? Najpierw sprawdź jej wymaganą formę. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny podpisowi własnoręcznemu, ale nie zastąpi na przykład aktu notarialnego. Zdjęcie podpisu wklejone do PDF-u nie zapewnia tej samej mocy prawnej. Zachowuj podpisany dokument, a jeśli podpis znajduje się w osobnym pliku, przechowuj oba razem.

Przy fakturach przenieś do systemu także opis kosztu, potwierdzenie odbioru i akceptację wydatku. Faktura ustrukturyzowana w KSeF ma postać XML i pozostaje w systemie przez dziesięć lat od końca roku wystawienia. KSeF nie zastępuje jednak firmowej akceptacji kosztów ani przechowywania umów i pozostałych dowodów transakcji.

Jak digitalizować archiwum i bezpiecznie przechowywać dokumenty?

Zacznij od dokumentów, po które najczęściej sięgasz: aktualnych umów i aktywnych spraw. Dobry skan musi zawierać wszystkie strony, załączniki i czytelne dopiski. Sprawdź go, zanim odłożysz papierowy dokument. Plik opisz tak, żeby łatwo znaleźć go po kontrahencie, kategorii lub numerze sprawy. Dokumenty otrzymane elektronicznie zachowuj w ich źródłowej postaci. Dostęp przyznawaj zgodnie z obowiązkami pracowników i włącz uwierzytelnianie wieloskładnikowe, zgodnie z zaleceniami NASK.

Sprawdzaj również, czy potrafisz odzyskać dane z backupu. CISA rekomenduje testowanie kopii oraz ich ochronę przed zmianą lub odłączenie od środowiska roboczego. Ustal terminy przechowywania: cyfrowe archiwum nie uzasadnia zachowywania danych osobowych bez końca.

Jak wdrożyć paperless office i zapobiec powrotowi papieru?

Zacznij od jednego procesu i sprawdź go na rzeczywistych dokumentach. Co zrobisz, gdy zabraknie załącznika, ktoś odrzuci wniosek albo osoba zatwierdzająca pójdzie na urlop? Ustal to przed rozszerzeniem wdrożenia. Przeszkol pracowników z konkretnych czynności, takich jak dodanie pliku, akceptacja i odnalezienie podpisanej wersji.

Zadbaj też o wygodne czytanie dokumentów. Przy porównywaniu plików może pomóc dodatkowy monitor. Po pilotażu sprawdź liczbę wydruków, czas wyszukiwania i błędy. Jeśli papier wraca, zapytaj o przyczynę i usuń przeszkodę. Oryginały niszcz dopiero po sprawdzeniu, czy jest to dopuszczalne i czy cyfrowa dokumentacja jest kompletna. Sprawdzony sposób pracy przenieś następnie do kolejnych działów.