Jak przygotować firmę na audyt podatkowy w erze cyfryzacji?

Transformacja cyfrowa w obszarze podatków stawia przed przedsiębiorstwami nowe wyzwania i obowiązki. Wprowadzenie systemów takich jak Jednolity Plik Kontrolny (JPK), Krajowy System e-Faktur (KSeF) oraz planowane wdrożenie JPK_CIT zmieniają sposób, w jaki firmy muszą przygotowywać się do audytów podatkowych . W obliczu tych zmian ważne staje się nie tylko posiadanie odpowiedniej dokumentacji, ale także dostosowanie procesów wewnętrznych i technologicznych do nowych wymogów.

Zmieniające się otoczenie regulacyjne

Od 1 stycznia 2025 roku największe przedsiębiorstwa w Polsce są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej zgodnie z opublikowaną przez Ministerstwo Finansów strukturą logiczną. Obowiązek ten, znany jako JPK_CIT, będzie stopniowo rozszerzany na kolejne grupy podatników w kolejnych latach. Celem tych zmian jest zwiększenie przejrzystości i efektywności systemu podatkowego poprzez umożliwienie organom skarbowym szybszego i bardziej szczegółowego dostępu do danych finansowych firm.

Znaczenie cyfryzacji w audycie podatkowym

Cyfryzacja procesów podatkowych wpływa na sposób przeprowadzania audytów. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii, takich jak sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe, audytorzy mogą szybciej identyfikować potencjalne nieprawidłowości i obszary ryzyka. Dla firm oznacza to konieczność zapewnienia, że ich systemy informatyczne są w stanie generować wymagane raporty w odpowiednich formatach oraz że dane w nich zawarte są kompletne i zgodne z rzeczywistością.

Przygotowanie dokumentacji i danych

Podstawą skutecznego przygotowania do audytu podatkowego jest posiadanie kompletnej i uporządkowanej dokumentacji finansowej. Obejmuje to m.in. księgi rachunkowe, ewidencje podatkowe, deklaracje podatkowe, faktury, umowy oraz dokumentację kadrową i płacową. W erze cyfryzacji ważne jest również, aby wszystkie te dokumenty były dostępne w formie elektronicznej i zgodne z wymaganymi strukturami danych.

Skuteczne przygotowanie firmy do audytu podatkowego powinno rozpocząć się od kompleksowego przeglądu dokumentacji finansowej i podatkowej. Należy upewnić się, że wszystkie faktury, deklaracje, umowy i inne istotne dokumenty są kompletne, uporządkowane oraz zgodne z zapisami księgowymi. Kluczowe jest także sprawdzenie, czy wszystkie deklaracje zostały złożone terminowo i poprawnie, a koszty i przychody prawidłowo przypisane do właściwych kategorii podatkowych. Braki w dokumentach należy niezwłocznie uzupełnić, ponieważ ich brak może prowadzić do zakwestionowania rzetelności danych podczas kontroli.

Zarządzanie ryzykiem podatkowym

Wprowadzenie Ram Wewnętrznego Nadzoru Podatkowego (RWNP) może pomóc firmom w systematycznym zarządzaniu ryzykiem podatkowym . Obejmuje to m.in. opracowanie i wdrożenie procedur dotyczących identyfikacji, oceny i monitorowania ryzyk podatkowych oraz regularne raportowanie wyników tych działań do zarządu.

Równie ważne jest zidentyfikowanie potencjalnych ryzyk podatkowych, zwłaszcza w obszarze bardziej złożonych operacji finansowych, które mogą budzić wątpliwości audytora. Każda operacja musi być możliwa do szybkiego i jednoznacznego wyjaśnienia na podstawie odpowiednich dowodów księgowych. Warto zapewnić wsparcie ze strony doradcy podatkowego – zarówno wewnętrznego, jak i zewnętrznego – który pomoże przeanalizować ryzyka i przygotować firmę na ewentualne pytania urzędników skarbowych.