Adres
dla twojej firmy

1. Czym jest wirtualne biuro

Wirtualne biuro, to miejsce, w którym możesz zarejestrować swoją firmę. Oprócz optymalizacji kosztów, jest to spora wygoda. Nasze biuro wirtualne oferuje: adres do rejestracji firmy, adres korespondencyjny, reprezentacyjny adres w centrum miasta, szereg dodatkowych usług takich jak: nielimitowane skanowanie korespondencji, przypisanie numeru stacjonarnego, możliwość korzystania z salek konferencyjnych w naszych 8 miastach i.in.

2. Jak można skorzystać z usług BIURO29

Wystarczy podpisać jedną umowę - umowę najmu. Możesz to zrobić osobiście w naszym biurze, i zajmuje to ok 15-20 minut lub korespondencyjnie (prosimy wówczas o przesłanie danych niezbędnych do podpisania umowy, a oryginał umowy dla Ciebie przesyłamy pocztą na nasz koszt).

3. Czy mogę podpisać umowę w biurze stacjonarnym w jednym mieście na inne miasto?

Oczywiście, wszystkie informacje przekazujemy wewnątrz firmy, jeśli jest to dla Ciebie wygodne, to serdecznie zapraszamy do skorzystania z takiego rozwiązania. Jesteśmy w Poznaniu, Warszawie, Katowicach, Wrocławiu i Krakowie, Łodzi, Gdańsku i Szczecinie.

4. Jakie dokumenty są potrzebne do zawarcia umowy?

Do zawarcia umowy potrzebne są dane firmy oraz dane osoby, która będzie podpisywała umowę (dowód osobisty/ paszport). Dla spółek w organizacji poprosimy o przedłożenie umowy spółki (z systemu S24 lub w formie aktu notarialnego). Zawsze pytamy też o dodatkowe parametry umowy: o to czy życzysz sobie naszego pośrednictwa w zamówieniu pieczątki (niezbędnej do odbioru listów poleconych), czy listy mają być otwierane i skanowane oraz jaki okres rozliczeniowy wybierasz (miesięczny, półroczny, czy roczny).

5. Na jakim etapie organizacji firmy należy podpisać umowę?

Umowę należy podpisać najpóźniej w dniu rejestracji firmy pod naszym adresem. Jednakże mamy na uwadze fakt, że podczas organizowania pracy własnej firmy taki nieprzekraczalny termin mógłby być dla Ciebie niekomfortowy. Dlatego dajemyTobie możliwość dopełnienia formalności w ciągu 14 dni od rejestracji. Warunkiem jest wcześniejsze zgłoszenie chęci użycia naszego adresu na adres zgłoszenie@biuro29.pl lub bezpośrednio (mailowo/telefonicznie) dowolnemu naszemu pracownikowi.

6. Czy mogę najpierw podać adres w s24 na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości?

Oczywiście, mamy świadomość, że przy sporządzaniu umowy spółki, należy podać pełen adres, aby wysłać wniosek, w związku z tym masz możliwość zgłoszenia nam zamiaru użycia jednego z naszych adresów firmy odpowiednio wcześniej i skorzystania z 14-dniowego terminu na załatwienie z nami formalności.

7. Na jakiej podstawie odbieramy listy zwykle i polecone.

Przesyłki odbieramy od listonoszy i kurierów jako osoby zastane w siedzibie firmy. Listy polecone odbieramy na podstawie pieczątki firmowej, którą możemy dla Ciebie zamówić. Jeśli chcesz mieć wszystkie listy w jednym miejscu (u nas) polecamy zostawić u nas pieczątkę lub zamówić ją za naszym pośrednictwem. Jeżeli jednak z pewnych powodów chcesz odbierać listy polecone samodzielnie, pieczątka nie będzie potrzebna. My ze swojej strony będziemy przekazywać Tobie (skan) awizo od listonosza, za pomocą którego możesz odebrać swoje listy polecone w odpowiedniej placówce Poczty Polskiej.

8. Czy możemy skanować listy?

Jeżeli życzysz sobie, abyśmy skanowali całą korespondencję, jak najbardziej będziemy to robić, skanujemy bez limitu i dodatkowych opłat. Zdarza się jednak, że nie jesteśmy w stanie zeskanować dokumentów zszytych bądź sklejonych tj. aktów notarialnych, tłumaczeń, czasopism, formatów większych niż A4, folderów reklamowych itp. Również zwykliśmy nie skanować kart, w tym płatniczych, paczek oraz zwrotów (listów, które zostały wysłane i wróciły do nadawcy-czyli na nasz adres). W każdej z takich sytuacji służymy informacją i pomocą, więc możesz swobodnie zasięgnąć u nas dodatkowych informacji o swojej przesyłce.

9. Kiedy otrzymuję informacje o odebranej korespondencji?

Naszych najemców informujemy o odebranej korespondencji w ciągu 24 godzin od jej odbioru, natomiast w praktyce 99,9% maili informacyjnych o odebranych dla Ciebie przesyłkach wysyłamy tego samego dnia.

10. W jaki sposób mogę zmienić adres email lub telefon?

Dane kontaktowe możesz zmienić poprzez wysłanie do nas wiadomości - z autoryzowanego e-maila (podanego w dniu podpisania umowy), w „panelu klienta” lub osobiście w biurze, po wylegitymowaniu się osoby uprawnionej.

11. Czy przechowywana korespondencja jest bezpieczna?

Informacja o odebranej korespondencji lub jej skan jest przesyłany wyłącznie na autoryzowane adresy e-mail, podane podczas podpisywania umowy. Całość obsługi korespondencji jest powierzona naszym kompetentnym pracownikom. Przekazanie korespondencji w oryginale (listów/paczek) jest możliwe jedynie członkom zarządu, właścicielom firmy lub wskazanym przez nich osobom (każdą z tych osób legitymujemy).

12. Jak mogę odebrać oryginały listów?

Zgromadzone u nas listy możesz odbierać od poniedziałku do piątku w godzinach pracy biura tj. 9-17. Możliwa jest również odsyłka listów na wskazany przez Ciebie adres, jednorazowo lub cyklicznie wg twojej dyspozycji, np. raz w tygodniu, raz w miesiącu (Ty pokrywasz jedynie koszt przesyłki).

13. Czy mogę upoważnić kogoś innego do odbioru moich listów?

Oczywiście, możesz taką osobę wskazać podczas zawierania umowy jako „pełnomocnika do odbioru korespondencji”, lub w późniejszym czasie. Wystarczy dyspozycja z autoryzowanego adresu e-mail, który był podany w umowie. Możesz też skorzystać w tym celu z „panelu klienta’ - dodana osoba będzie automatycznie widoczna w naszym systemie.

14. Co mogę sprawdzić w "panelu klienta"?

Będąc na stronie głównej masz możliwość przejścia na ”panel klienta” (https://bok29.pl/login) Na tej platformie masz bieżący podgląd swojej korespondencji (skany przechowywane są bez limitu czasowego na naszym serwerze) oraz do swoich płatności (zrealizowanych/przyszłych). Dajemy Ci również możliwość zamówienia przesyłki ze zgromadzoną korespondencją, zmiany i/lub dodania adresu e-mail na, który wysyłane są powiadomienia o nowej korespondencji, zmiany adresu do wysyłek pocztą, zmiany osób upoważnionych do odbioru korespondencji w imieniu twojej firmy, a sam panel jest stale rozbudowywany i ulepszany.

15. Jak zalogować się do "panelu klienta"?

Do zalogowania służą: login- którym jest autoryzowany e-mail (podany w umowie) oraz numer telefonu (polski numer), na który zostanie przysłane jednorazowe hasło. Przy pierwszym logowaniu pojawi się prośba o zmianę hasła, polecamy jego jak najszybszą zmianę. Jeśli jeszcze nie masz dostępu do „panelu klienta”, prosimy o kontakt, ustanowimy dostęp „od ręki” po weryfikacji poprawności danych do logowania.

16. Czego dowie się osoba szukająca Państwa w siedzibie firmy?

W takich sytuacjach udzielamy informacji, o możliwości pozostawienia korespondencji do twojej firmy lub kontaktu do siebie, (który przekażemy Tobie mailowo). Jeżeli przybyłe osoby będą o twoją firmę dopytywać, lub też wyrażą rozczarowanie nie zastaniem danej firmy na miejscu, wytłumaczymy na czym polega specyfika obsługi przez biuro wirtualne, uspokoimy i poinstruujemy, że należy się z twoją firmą kontaktować telefonicznie, mailowo lub listownie.

17. Jaka jest ochrona danych osobowych?

W naszej firmie wdrożone są procedury, dzięki którym dane osobowe naszych klientów chronione są zgodnie z najwyższymi standardami. Nie udostępniamy ich komercyjnie w żadnym zakresie i wykorzystujemy jedynie dla potrzeb realizacji zawartej umowy. W sytuacjach podyktowanych koniecznością prawną, taką jak wizyta uprawnionego urzędnika lub funkcjonariusza odpowiednich służb, udostępniamy dane w zakresie otrzymanego wezwania, do czego jesteśmy zobligowani.

18. W jaki sposób złożyć wypowiedzenie?

W związku z tym, że twoja umowa zawarta jest na czas nieokreślony z jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia, należy przestrzegać określonych procedur. Jeżeli chcesz zarówno przenieść swoją firmę z naszego adresu na inny jak i uniknąć generowania kolejnych opłat, należy złożyć nam wypowiedzenie zgodnie z paragrafem 3 pkt 3. na miesiąc przed opłaconym i kończącym się abonamentem. Możesz przesłać skan wypowiedzenia na nasz adres e-mail, a my docelowo poprosimy o dostarczenie/dosłanie oryginału do naszego biura.

19. Co w razie kontroli Urzędu Skarbowego i rejestracji do VAT?

Urząd Skarbowy przeprowadza krótkie i rutynowe wizyty w celu zweryfikowania czy podatnik znajduje się/korzysta z lokalu, który wskazuje jako siedzibę. Wszyscy nasi klienci, którzy obawiają się posiadania adresu biura wirtualnego, pod kątem rejestracji do VAT-u przechodzą weryfikację pomyślnie. W praktyce, urzędnik zazwyczaj prosi o przedłożenie kopii umowy najmu, dane kontaktowe oraz zadaje kilka rutynowych pytań dotyczących sposobu funkcjonowania danej firmy w naszym biurze. Zalecamy również złożenie kopii umowy najmu wraz z wnioskiem VAT-R.

20. Z którym Urzędem Skarbowym będę się teraz rozliczać?

W przypadku osób prawnych, podatki CIT i VAT rozlicza się w Urzędzie Skarbowym właściwym ze względu na siedzibę. Pełną listę właściwych urzędów znajdziesz na naszej stronie. W przypadku osób fizycznych podatki PIT i VAT rozlicza się w Urzędzie Skarbowym właściwym ze względu na miejsce zamieszkania. Spółki cywilne rozliczają się z urzędami właściwymi ze względu na siedzibę.

21. Czy mogę spotkać się ze swoim Klientem w siedzibie firmy?

Oczywiście, do twojej dyspozycji są wszystkie nasze salki konferencyjne; Mając na uwadze, miłe rozpoczęcie naszej współpracy oferujemy Tobie 10 godzin użytkowania w skali roku kalendarzowego za darmo. Jako jedyni oferujemy możliwość korzystania ze wszystkich naszych salek (mamy biuro w Poznaniu, Warszawie, Katowicach, Krakowie, Łodzi, Wrocławiu, Gdańsku i Szczecinie). Po wykorzystaniu limitu bezpłatnych godzin każda kolejna płatna jest 50 zł netto. Możesz skorzystać z naszych pakietów, i wtedy cena za jedną godzinę jest odpowiednio niższa (pakiet 10 godzin: wynoszący 350.00 zł, ze średnią ceną za godzinę 35zł netto lub pakiet 50 godzin: wynoszący 1250.00 zł, ze średnią ceną za godzinę 25zł netto).

22. Jak zarezerwować salę konferencyjną?

Salkę możesz zarezerwować zarówno telefonicznie/mailowo jak również osobiście. Zazwyczaj wystarczy dzień, lub dwa wcześniej, natomiast jeśli termin jest dla Ciebie ważny proponujemy zarezerwować salkę jak najwcześniej. Rozliczenie z użytkowanego czasu zaokrąglamy zawsze do pełnej godziny. W czasie spotkania/szkolenia możemy serwować kawę, herbatę, wodę, wg potrzeb.

23. Jak działa faks?

Numer faks jest zapisany w umowie i jest to jeden numer dla całego naszego biura i wszystkich Klientów. Jest obsługiwany przez niezależną platformę internetową, a faksy odbierane w pliku pdf. Możliwe jest również wysłanie faksu za naszym pośrednictwem, wysyłany plik ma również formę pdf. Faksy otrzymane po godzinie 16ej przekazywane są następnego dnia roboczego.

24. Jak działa numer stacjonarny?

Numer stacjonarny jest dedykowany dla twojej firmy. W rzeczywistości jest to przekierowanie z numeru stacjonarnego (na który wykonywane jest połączenie) na twójnumer komórkowy (polski numer).Jedyny koszt jaki trzeba ponieść to koszt wykonanych połączeń (różnica pomiędzy telefonem stacjonarnym a komórką) 0,24 zł netto za minutę.