Szybki kontakt





1. Czym jest wirtualne biuro

Wirtualne biuro, to miejsce, w którym mogą Państwo zarejestrować swoją firmę. Oprócz optymalizacji kosztów, jest to spora wygoda. Nasze biuro wirtualne oferuje: adres do rejestracji firmy, adres korespondencyjny, reprezentacyjny adres w centrum miasta, szereg dodatkowych usług takich jak: nielimitowane skanowanie korespondencji, przypisanie numeru stacjonarnego, możliwość korzystania z salek konferencyjnych w naszych 5 miastach i.in.

2. Jak można skorzystać z usług BIURO29

Wystarczy podpisać jedną umowę - umowę najmu. Mogą Państwo zrobić to osobiście w naszym biurze, i zajmuje to ok 15-20 minut lub korespondencyjnie (prosimy wówczas o przesłanie danych niezbędnych do podpisania umowy, a oryginał umowy dla Państwa przesyłamy pocztą na nasz koszt).

3. Czy mogę podpisać umowę w biurze stacjonarnym w jednym mieście na inne miasto?

Oczywiście, wszystkie informacje przekazujemy wewnątrz firmy, jeśli jest to dla Państwa wygodne, to serdecznie zapraszamy do skorzystania z takiego rozwiązania. Jesteśmy w Poznaniu, Warszawie, Katowicach, Wrocławiu i Krakowie.

4. Jakie dokumenty są potrzebne do zawarcia umowy?

Do zawarcia umowy potrzebne są dane firmy oraz dane osoby, która będzie podpisywała umowę (dowód osobisty/ paszport). Dla spółek w organizacji poprosimy o przedłożenie umowy spółki (z systemu S24 lub w formie aktu notarialnego). Zawsze pytamy też o dodatkowe parametry umowy: o to czy życzą sobie Państwo naszego pośrednictwa w zamówieniu pieczątki (niezbędnej do odbioru listów poleconych), czy listy mają być otwierane i skanowane oraz jaki okres rozliczeniowy Państwo wybierają (miesięczny, półroczny, czy roczny).

5. Na jakim etapie organizacji firmy należy podpisać umowę?

Umowę należy podpisać najpóźniej w dniu rejestracji firmy pod naszym adresem. Jednakże mamy na uwadze fakt, że podczas organizowania pracy własnej firmy taki nieprzekraczalny termin mógłby być dla Państwa niekomfortowy. Dlatego wychodząc Państwu naprzeciw dajemy możliwość dopełnienia formalności w ciągu 14 dni od rejestracji. Warunkiem jest wcześniejsze zgłoszenie chęci użycia naszego adresu na adres zgłoszenie@biuro29.pl lub bezpośrednio (mailowo/telefonicznie) dowolnemu naszemu pracownikowi.

6. Czy mogę najpierw podać adres w s24 na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości?

Oczywiście, mamy świadomość, że przy sporządzaniu umowy spółki, należy podać pełen adres, aby wysłać wniosek, w związku z tym mają Państwo możliwość zgłoszenia nam zamiaru użycia jednego z naszych adresów firmy odpowiednio wcześniej i skorzystania z 14-dniowego terminu na załatwienie z nami formalności.

7. Na jakiej podstawie odbieramy listy zwykle i polecone.

Przesyłki odbieramy od listonoszy i kurierów jako osoby zastane w siedzibie firmy. Listy polecone odbieramy na podstawie pieczątki firmowej, którą możemy dla Państwa zamówić. Jeśli chcą mieć Państwo wszystkie listy w jednym miejscu (u nas) polecamy zostawić u nas pieczątkę lub zamówić ją za naszym pośrednictwem. Jeżeli jednak z pewnych powodów chcą Państwo odbierać listy polecone samodzielnie, pieczątka nie będzie potrzebna. My ze swojej strony będziemy przekazywać Państwu (skan) awizo od listonosza, za pomocą którego możecie Państwo odebrać swoje listy polecone w odpowiedniej placówce Poczty Polskiej.

8. Czy możemy skanować listy?

Jeżeli życzą sobie Państwo, abyśmy skanowali całą korespondencję, jak najbardziej będziemy to robić, skanujemy bez limitu i dodatkowych opłat. Zdarza się jednak, że nie jesteśmy w stanie zeskanować dokumentów zszytych bądź sklejonych tj. aktów notarialnych, tłumaczeń, czasopism, formatów większych niż A4, folderów reklamowych itp. Również zwykliśmy nie skanować kart, w tym płatniczych, paczek oraz zwrotów (listów, które Państwo wysłali i wróciły do nadawcy-czyli na nasz adres). W każdej z takich sytuacji służymy informacją i pomocą, więc możecie Państwo swobodnie zasięgnąć u nas dodatkowych informacji o swojej przesyłce.

9. Kiedy otrzymuję informacje o odebranej korespondencji?

Naszych najemców informujemy o odebranej korespondencji w ciągu 24 godzin od jej odbioru, natomiast w praktyce 99,9% maili informacyjnych o odebranych dla Państwa przesyłkach wysyłamy tego samego dnia.

10. W jaki sposób mogę zmienić adres email lub telefon?

Dane kontaktowe możecie Państwo zmienić poprzez wysłanie do nas wiadomości - z autoryzowanego e-maila (podanego w dniu podpisania umowy), w „panelu klienta” lub osobiście w biurze, po wylegitymowaniu się osoby uprawnionej.

11. Czy przechowywana korespondencja jest bezpieczna?

Informacja o odebranej korespondencji lub jej skan jest przesyłany wyłącznie na autoryzowane adresy e-mail, podane podczas podpisywania umowy. Całość obsługi korespondencji jest powierzona naszym kompetentnym pracownikom. Przekazanie korespondencji w oryginale (listów/paczek) jest możliwe jedynie członkom zarządu, właścicielom firmy lub wskazanym przez nich osobom (każdą z tych osób legitymujemy).

12. Jak mogę odebrać oryginały listów?

Zgromadzone u nas listy możecie Państwo odbierać od poniedziałku do piątku w godzinach pracy biura tj. 9-17. Możliwa jest również odsyłka listów na wskazany przez Państwa adres, jednorazowo lub cyklicznie wg Państwa dyspozycji, np. raz w tygodniu, raz w miesiącu (Państwo pokrywają jedynie koszt przesyłki).

13. Czy mogę upoważnić kogoś innego do odbioru moich listów?

Oczywiście, możecie Państwo taką osobę wskazać podczas zawierania umowy jako „pełnomocnika do odbioru korespondencji”, lub w późniejszym czasie. Wystarczy dyspozycja z autoryzowanego adresu e-mail, który był podany w umowie. Możecie też Państwo skorzystać w tym celu z „panelu klienta’ - dodana osoba będzie automatycznie widoczna w naszym systemie.

14. Co mogę sprawdzić w "panelu klienta"?

Będąc na stronie głównej mają Państwo możliwość przejścia na ”panel klienta” (https://bok29.pl/login) Na tej platformie mają Państwo bieżący podgląd swojej korespondencji (skany przechowywane są bez limitu czasowego na naszym serwerze) oraz do swoich płatności (zrealizowanych/przyszłych). Mają Państwo również możliwość zamówienia przesyłki ze zgromadzoną korespondencją, zmiany i/lub dodania adresu e-mail na, który wysyłane są powiadomienia o nowej korespondencji, zmiany adresu do wysyłek pocztą, zmiany osób upoważnionych do odbioru korespondencji w imieniu Państwa firmy, a sam panel jest stale rozbudowywany i ulepszany.

15. Jak zalogować się do "panelu klienta"?

Do zalogowania służą: login- którym jest autoryzowany e-mail (podany w umowie) oraz numer telefonu (polski numer), na który zostanie przysłane jednorazowe hasło. Przy pierwszym logowaniu pojawi się prośba o zmianę hasła, polecamy jego jak najszybszą zmianę. Jeśli jeszcze nie mają Państwo dostępu do „panelu klienta”, prosimy o kontakt, ustanowimy dostęp „od ręki” po weryfikacji poprawności danych do logowania.

16. Czego dowie się osoba szukająca Państwa w siedzibie firmy?

W takich sytuacjach udzielamy informacji, o możliwości pozostawienia korespondencji do Państwa lub kontaktu do siebie, (który przekażemy Państwu mailowo). Jeżeli przybyłe osoby będą o Państwa dopytywać, lub też wyrażą rozczarowanie nie zastaniem Państwa na miejscu, wytłumaczymy na czym polega specyfika obsługi przez biuro wirtualne, uspokoimy i poinstruujemy, że należy się z Państwa firmą kontaktować telefonicznie, mailowo lub listownie.

17. Jaka jest ochrona danych osobowych?

W naszej firmie wdrożone są procedury, dzięki którym dane osobowe naszych klientów chronione są zgodnie z najwyższymi standardami. Nie udostępniamy ich komercyjnie w żadnym zakresie i wykorzystujemy jedynie dla potrzeb realizacji zawartej umowy. W sytuacjach podyktowanych koniecznością prawną, taką jak wizyta uprawnionego urzędnika lub funkcjonariusza odpowiednich służb, udostępniamy dane w zakresie otrzymanego wezwania, do czego jesteśmy zobligowani.

18. W jaki sposób złożyć wypowiedzenie?

W związku z tym, że Państwa umowa zawarta jest na czas nieokreślony z jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia, należy przestrzegać określonych procedur. Jeżeli chcą Państwo zarówno przenieść swoją firmę z naszego adresu na inny jak i uniknąć generowania kolejnych opłat, należy złożyć nam wypowiedzenie zgodnie z paragrafem 3 pkt 3. na miesiąc przed opłaconym i kończącym się abonamentem. Możecie Państwo przesłać skan wypowiedzenia na nasz adres e-mail, a my docelowo poprosimy o dostarczenie/dosłanie oryginału do naszego biura.

19. Co w razie kontroli Urzędu Skarbowego i rejestracji do VAT?

Urząd Skarbowy przeprowadza krótkie i rutynowe wizyty w celu zweryfikowania czy podatnik znajduje się/korzysta z lokalu, który wskazuje jako siedzibę. Wszyscy nasi klienci, którzy obawiają się posiadania adresu biura wirtualnego, pod kątem rejestracji do VAT-u przechodzą weryfikację pomyślnie. W praktyce, urzędnik zazwyczaj prosi o przedłożenie kopii umowy najmu, dane kontaktowe oraz zadaje kilka rutynowych pytań dotyczących sposobu funkcjonowania danej firmy w naszym biurze. Zalecamy Państwu również złożenie kopii umowy najmu wraz z wnioskiem VAT-R.

20. Z którym Urzędem Skarbowym będę się teraz rozliczać?

W przypadku osób prawnych, podatki CIT i VAT rozlicza się w Urzędzie Skarbowym właściwym ze względu na siedzibę. Pełną listę właściwych urzędów znajdą Państwo na naszej stronie. W przypadku osób fizycznych podatki PIT i VAT rozlicza się w Urzędzie Skarbowym właściwym ze względu na miejsce zamieszkania. Spółki cywilne rozliczają się z urzędami właściwymi ze względu na siedzibę.

21. Czy mogę spotkać się ze swoim Klientem w siedzibie firmy?

Oczywiście, do Państwa dyspozycji są wszystkie nasze salki konferencyjne; Mając na uwadze, miłe rozpoczęcie naszej współpracy oferujemy Państwu 10 godzin użytkowania w skali roku kalendarzowego za darmo. Jako jedyni oferujemy możliwość korzystania ze wszystkich naszych salek (mamy biuro w Poznaniu, Warszawie, Katowicach, Krakowie i we Wrocławiu). Po wykorzystaniu limitu bezpłatnych godzin każda kolejna płatna jest 50 zł netto. Możecie Państwo skorzystać z naszych pakietów, i wtedy cena za jedną godzinę jest odpowiednio niższa (pakiet 10 godzin: wynoszący 350.00 zł, ze średnią ceną za godzinę 35zł netto lub pakiet 50 godzin: wynoszący 1250.00 zł, ze średnią ceną za godzinę 25zł netto).

22. Jak zarezerwować salę konferencyjną?

Salkę możecie Państwo zarezerwować zarówno telefonicznie/mailowo jak również osobiście. Zazwyczaj wystarczy dzień, lub dwa wcześniej, natomiast jeśli termin jest dla Państwa ważny proponujemy zarezerwować salkę jak najwcześniej. Rozliczenie z użytkowanego czasu zaokrąglamy zawsze do pełnej godziny. W czasie Państwa spotkania/szkolenia możemy serwować kawę, herbatę, wodę, wg potrzeb.

23. Jak działa faks?

Numer faks jest zapisany w umowie i jest to jeden numer dla całego naszego biura i wszystkich Klientów. Jest obsługiwany przez niezależną platformę internetową, a faksy odbierane w pliku pdf. Możliwe jest również wysłanie faksu za naszym pośrednictwem, wysyłany plik ma również formę pdf. Faksy otrzymane po godzinie 16ej przekazywane są Państwu następnego dnia roboczego.

24. Jak działa numer stacjonarny?

Numer stacjonarny jest dedykowany dla Państwa firmy. W rzeczywistości jest to przekierowanie z numeru stacjonarnego (na który wykonywane jest połączenie) na Państwa numer komórkowy (polski numer). Opłata aktywacyjna wynosi 100zł netto plus koszt wykonanych połączeń (różnica pomiędzy telefonem stacjonarnym a komórką) 0,24 zł netto za minutę.

Szybki kontakt